El aprovechamiento de las nuevas tecnologías es una manera de optimizar algunos procesos necesarios, pero que anteriormente se hacían pesados. Son nuevas herramientas digitales pensadas para sustituir lo que hacía falta para algunas de las funciones dentro de una compañía, y en general al mismo tiempo suponen una mejora de estas funciones.
Varias de las herramientas tecnológicas se han vuelto accesibles para empresas grandes y las PyMEs justamente porque es realmente sencillo acceder a ellas al ser virtuales, y bastante económicas en comparación con otras tradicionales. Entre dos de las más utilizadas está la administración del sistema telefónico dentro de la compañía y una forma de telemarketing.
La centralita virtual
Esta es la nueva forma que tienen las centralitas físicas y cumplen con la misma función de gestionar las llamadas dentro de una compañía. La diferencia es que la centralita virtual funciona íntegramente por internet. Esto quiere decir varios puntos positivos con respecto a una física, pero el primero es que el servidor de la virtual está en la nube, y no requiere de un espacio físico dentro de la empresa.
Se basa en el protocolo VoIP, lo que quiere decir que las llamadas se hacen por internet, pero sigue siendo posible hacer y recibir llamadas de teléfonos con el protocolo estándar. Así el desvío de llamadas desde el número de cabecera se hace hacia una cantidad ilimitada de extensiones siempre que se contrate el servicio correspondiente.
La modalidad virtual permite que se incorporen nuevas funciones muy útiles para cualquier negocio. Para empezar, toda la gestión la puede hacer el encargado con tan solo acceder a través de un panel de control con su usuario desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita la gestión del sistema telefónico.
Al ser todo por internet, el desvío de llamadas se puede hacer tanto a números fijos como móviles. Esta ventaja es muy grande para casi cualquier negocio porque permite que se puedan recibir llamadas a un móvil en cualquier parte del mundo. Es perfecto para tener trabajadores fuera de la sede de la empresa y atender llamadas durante viajes.
También hay funciones adicionales que son útiles para la empresa, como lo es la posibilidad de guardar las grabaciones de las llamadas durante un tiempo ilimitado en la nube y recibir faxes por correo. Se simplifican acciones cotidianas en un solo lugar, y todo ocurre en un entorno virtual.
Un software para un call center más óptimo
El call center es utilizado por una buena parte de las empresas de gran tamaño para las ventas. Se debe a que generalmente se dedica una parte del espacio únicamente a esta estrategia de telemarketing, lo que no siempre se pueden permitir compañía de menor tamaño. También está la posibilidad de contratar a otra el servicio, pero típicamente son algo caros.
Un software call center simplifica mucho todas las tareas relacionadas con la estrategia. Es una herramienta pensada para solventar la mayoría de los inconvenientes que implica un call center en cuanto a logística se refiere. De hecho, las compañías más pequeñas no recurren a la estrategia justamente por estos mismos,
La agilidad de los procesos telefónicos es la base para que el call center sea efectivo porque mejora la experiencia del cliente. Para vender productos y servicios es importante poner por delante su satisfacción, empezando por la venta. Y la agilidad depende principalmente de dos factores: el sistema de llamadas y la cualificación de los agentes.
El software apropiado facilita todo lo relativo a la velocidad del proceso. Como consecuencia, no hace falta mucho tiempo para preparar a un agente para utilizar la plataforma. Muchos de los procesos de hacen de forma automática, lo que implica que también ahorra tiempo que se puede invertir en más llamadas.A su vez, hay otras funciones de este software que hacen que el telemarketing sea más sencillo. El más común es un robot que responde primero las llamadas, y luego las redirige al agente correspondiente gracias a su reconocimiento de voz. También se usa mucho para hacer llamadas con mensajes pregrabados, cuyo objetivo es el de dar a los clientes de la base de datos una información puntual.
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